Инвентаризация на ТСД в 1С

Проводить инвентаризацию товаров, основных средств или номенклатуры удобнее на терминалах сбора данных (ТСД). Мы расскажем, как подобрать терминал для учета в программах 1С и предложим инструкции по работе с ним.

Мобильный компьютер. С процессором, дисплеем, клавиатурой (сенсорной или физической), модулем связи и так далее. Но самое главное — с операционной системой.

Сегодня в качестве операционной системы для терминалов используется Android. Это делает терминал очень похожим на хорошо знакомые всем смартфоны и планшеты. Впрочем, многие модели ТСД похожи на смартфоны и чисто внешне.

Наличие полноценной ОС позволяет устанавливать на ТСД различные программы. Например, программы для проведения инвентаризации, для оформления выдачи и возврата инструмента, для автоматизации ТОиР. Работать с этими программами можно автономно, без подключения к ПК.

Программные продукты 1С также широко используют вместе с ТСД. Для инвентаризации это обычно такие программы, как «1С:Бухгалтерия», «1С:Розница», «1С:Управление торговлей», «1С:Управление нашей фирмой».

Полный список совместимых моделей выложен на сайте 1С. И даже если конкретного устройства в этом списке нет, скорее всего, этот терминал с 1С работать будет. Уточнить детальную информацию можно у наших специалистов.

Пересчет товаров и имущества проводится ежегодно при составлении бухгалтерской отчетности. Это правило закреплено в законах РФ и распространяется на все организации и ИП.

Также инвентаризацию выполняют при смене материально-ответственных лиц. В этом случае пересчету подлежат товарно-материальные ценности, за которых ранее был ответственен конкретный сотрудник.

Другие случаи, когда инвентаризация необходима:

• продажа, сдача в аренду или выкуп имущества,
• выявление фактов хищения,
• чрезвычайные происшествия,
• реорганизация либо ликвидация фирмы.

Наконец, проводить инвентаризацию можно добровольно — чтобы знать, какие товары или какое имущество есть на складе, в магазине или офисе, где все это хранится и в каком состоянии.

Необходимость инвентаризации обосновывается отдельным приказом. Такой приказ формируют в учетной программе (той же 1С, но можно, конечно, вручную), где указывают причину пересчета, подразделение, где состоится инвентаризация, членов и председателя инвентаризационной комиссии. На основании этого документа создается опись всех подлежащих проверке ТМЦ. После чего уже возможно использование ТСД:

• опись загружается в терминал,
• с объектов учета считываются идентификаторы,
• результаты выгружаются обратно в 1С.

Некоторые модели ТСД продаются без встроенного сканера штрих-кодов. В них роль считывателя выполняет встроенная камера — как на мобильном телефоне. К сожалению, камера распознает ШК медленно и вдобавок не может работать без достаточного освещения. Для инвентаризации это решение не подойдет - нужен ТСД со встроенным считывателем ШК. А такой считыватель бывает:

• 1D — распознает только одномерные или, как их еще называют, линейные кодировки (EAN13, Code 39, UPC);
• 2D — работает с одномерными и двухмерными ШК (к последним, в том числе, относятся Data Matrix, QR Code, PDF-417);
• ближнего действия и дальнобойный — различаются по расстоянию, на котором способны эффективно считать код. У моделей ближнего действия «рабочая» дистанция составляет примерно 4-90 см, у терминалов дальнего поля — до 20 и более метров. Доступны и модели с комбинированным считывателем;
• лазерный или светодиодный — лазерный работает быстрее, но поддерживает только линейные коды. Светодиодный считыватель, выполненный по технологии 2D Imager, распознает любые ШК, но оказывается чуть медленнее;
• Поворотный, наклонный, «прямой» - различия по типу расположения считывающей головки.

Основные средства и объекты номенклатуры маркируются, как правило, одномерными ШК. На предназначенных для продажи товарах также, как минимум, будет линейный штрихкод EAN 13. Поэтому для инвентаризации достаточно выбрать терминал с 1D-считывателем.

Другое дело, в небольшой организации ТСД вряд ли используется только с одной целью. Пусть это даже будет инвентаризация в офисе. Терминал нужен и в других отделах, для иных задач. Например, для приемки товаров с обязательной маркировкой, где, напомним, учет ведется по двухмерным кодам Data Matrix. Поэтому, выбирая ТСД для инвентаризации, обратите внимание на 2D-модели.

Скорость считывания штрихкодов не будет иметь критического значения при пересчете товарных остатков, а вот максимальная дальность — тем более при работе на огромном складе — важный критерий. Так же и с возможностью повернуть считывающую головку: коробка со штрихкодом может оказаться на нижем стеллаже и подлезть к ней будет проблематично.

Существуют две больших группы терминалов сбора данных: для склада и для выездной торговли.

ТСД для склада рассчитаны на большие нагрузки и обладают:

• прочным корпусом с защитой от проникновения пыли и влаги,
• быстрым считывателем ШК,
• физической клавиатурой (вдобавок к сенсорному дисплею),
• зачастую — пистолетной рукоятью,
• емким аккумулятором с поддержкой «горячей» замены (то есть, без необходимости выключения устройства),
• «бесшовным» модулем Wi-Fi, который переключается между точками доступа без сбоев и потери сигнала.

Недорогой терминал Атол Smart.Prime даже в базовой версии отвечает приведенным характеристикам. Несколько дороже обойдутся Newland N7 Chocolate Pro и M3 Mobile US20 S20W0C, но у последнего лучше защита, больше оперативной памяти и более емкий аккумулятор. Очень неплохие показатели демонстрируют ТСД Urovo RT40 и CipherLab RK95, а к топовым решениям можно отнести Hobeywell CK65, Zebra MC33, Point Mobile P451.

Так называемые «ТСД для выездной торговли» компактнее «складских» моделей. Часто именно такие терминалы востребованы для инвентаризации в магазинах или офисах.

Среди их характеристик отметим:

• большой сенсорный дисплей (но физическая клавиатура здесь — тоже не редкость),
• мощный аккумулятор, одного заряда которого хватит на весь рабочий день,
• передачу данных по сотовой связи.

А в качестве примера приведем:

• бюджетные iData T1 и Mindeo M40,
• мощные Zebra TC26 и MC22,
• и, конечно, популярные Honeywell EDA50K и CipherLab RS35.

Любопытной моделью в этой категории станет недорогой Urovo DT30, где предустановлено мобильное приложение «1С:Мобильная торговля».

В рамках обязательной маркировки на шубы и меха, вместо этикеток со штрихкодами DataMatrix, устанавливают RFID-метки — небольшие приемопередатчики, работающие на радиочастотах. Такую же технологию успешно применяют для любых учетных операций с продукцией, инструментами, основными средствами, номенклатурой.

Для инвентаризации RFID – практически идеальное решение. Метки считываются сразу по несколько штук, и сотруднику необязательно видеть сами идентификаторы — достаточно убедиться в наличии промаркированного объекта. Затраты сил и времени на переучет сокращаются буквально в разы.

Для считывания меток потребуется терминал сбора данных, оснащенный RFID-считывателем. 

Терминал использует базу данных из «1С» о товарах или имуществе организации. Базу предварительно загружают на ТСД, а после инвентаризации синхронизируют полученные результаты между терминалом и «1С». Другими словами, сверяют количество по факту с тем, что значилось в учетной программе.

Важный момент. На ТСД программы из группы «1С:Предприятие» не работают. Для инвентаризации на терминалы устанавливают сторонние приложения:

• Union EAM
• DataMobile
• Mobile SMARTS
• MobileLogistics
• АТОЛ Mark.Scan

Мобильная версия Union EAM входит в разработанный «Интер АйДи» программно-учетный комплекс для Android и ПК. Это решение совместимо с ТСД различных производителей, одинаково эффективно считывает ШК и RFID-метки, поддерживает выгрузку отчетов и передачу данных в 1С по API.

Многие приложения не требуют для интеграции данных устанавливать в 1С драйвер терминала. В других случаях необходимо:

• скачать драйвер или т. н. «обработчик» драйвера ТСД с сайта производителя или продавца,
• подключить терминал к ПК — через «кредл», USB- или COM-порт (может понадобиться эмуляция USB-порта в COM; делается через отдельную утилиту, которая также есть на сайтах производителя/продавца),
• распаковать архив драйвера/«обработчика» и запустить исполняемый файл,
• запустить свою редакцию 1С.

Добавление драйвера в 1С происходит через раздел «Администрирование». В редакции «1С:Бухгалтерия» отсюда можно сразу перейти в подраздел «Подключаемое оборудование».

В «Управлении торговлей» надо выбрать «Настройка РКМ и оборудования», отметить «Использовать подключаемое оборудование», нажать по «загоревшейся» ссылке.

Кратко опишем порядок подключения драйвера ТСД в «1С:Бухгалтерия» (после перехода в разделы «Администрирование» - «Подключаемое оборудование»):

• нажмите на кнопку «Драйверы оборудования»,
• в списке доступного оборудования укажите модель драйвера и кликните по «Добавить новый драйвер из файла»,
• нажмите стрелку «Назад», а в открывшемся окне - кнопку «Создать»,
• в графе «Тип оборудования» выберите «Терминалы сбора данных», в графе «Драйвер» — актуальную версию (как во втором пункте), в графе «Серийный номер» - соответствующую информацию о ТСД. В конце нажмите «Записать и закрыть».
• Кликните по кнопке «Настроить» и выполните тест подключения.

Порядок действий в «1С:Управление торговлей» (терминал подключен, пункт «Подключаемое оборудование» уже активирован):

• отметьте терминалы сбора данных как подключаемое оборудование и нажмите «Создать»,
• в новом окне укажите обработчик (актуальную версию драйвера ТСД), потом нажмите «Записать и закрыть»,
• перейдите в настройки (кнопка «Настроить»). Если драйвер уже был установлен в Windows, информация сюда «подтянется» автоматически.
• Проверьте, что: 1С видит драйвер и его версию, модель и порт указаны корректно.
• Если все в норме, перейдите в «Функции» и проведите тест.
• Закройте окно кнопкой слева.

Мы разобрали два базовых случая подключения ТСД к 1С. В других конфигурациях порядок действий может немного отличаться, а современные приложения для терминалов позволят обойтись без многих процедур. При заказе комплексного решения у разработчиков ПО для ТСД в 1С реализуются авторские обработки и пользоваться этой программой становится еще проще.

Когда терминал подключен к ПК и 1С его «видит», можно приступать к инвентаризации.

• Сформируйте в 1С приказ о пересчете товаров или имущества, в котором укажите: место проведения инвентаризации, период и условия отбора объектов - например, по материально ответственному лицу. Программа подберет объекты учета в соответствии с заданными критериями;
• Проведите приказ;
• Создайте на основе приказа документ «Пересчета» и из него выгрузите отобранные позиции на терминал (в интерфейсе 1С ищите «иконку» ТСД или кнопку «Заполнить»).

Теперь на самом ТСД надо:

• сформировать инвентаризационную ведомость на базе загруженных объектов учета,
• отсканировать штрихкоды на объектах или считать RFID-метки на них,
• провести и завершить ведомость.

При сканировании на ТСД вы сразу увидите разницу между учетным количеством и фактическим. Но этот результат надо еще загрузить обратно в 1С. Если ваше мобильное приложение не поддерживает передачу данных в 1С в режиме «онлайн», подключите терминал к ПК и проделайте следующие шаги:

• в документе «Пересчета» нажмите на иконку с изображением ТСД (или кнопку «Заполнить»),
• импортируйте фактические данные в 1С,
• если вы пересчитывали товары, заполните розничные цены,
• в документе поменяйте статус на «Выполнено», нажмите «Провести и закрыть».

Обнаруженные в ходе инвентаризации излишки товаров следует оприходовать, а недостачу — списать. Основанием для этих действий будут сформированные вами документы по пересчету.

Для терминалов Urovo компания RightScan совместно с 1С разработала приложение «1С: Мобильная торговля» (RS Mobile ACS). Это решение обладает собственной базой данных и легко интегрируется с другими продуктами 1С.

«Мобильная торговля» ориентирована, прежде всего, на нужды выездных сотрудников, работу в торговом зале, небольших складах.

Функционал по инвентаризации товаров или имущества здесь также имеется и, в целом, не отличается от других решений для ТСД. Для подключения терминала к 1С установка драйвера по-прежнему необходима. Обмен данными с товароучетной программой осуществляется по Wi-Fi, через USB или web-сервисы 1С.

Приложение умеет распознавать штрихкоды, в том числе для обязательной маркировки и ЕГАИС. При инвентаризации алкоголя доступно агрегирование бутылок в транспортную упаковку.

Вне зависимости от того, какую конфигурацию 1С вы используете в своей организации, провести инвентаризацию на ТСД будет довольно просто. Настроить обмен данных между ПК с учетной программой и терминалом также не станет большой проблемой. На самом деле, главный вопрос — возможности самого терминала и установленных на нем приложений.

На нашем сайте мы неоднократно писали (а еще у нас есть тематические видео), о том какие бывают ТСД, на что обращать внимание при их выборе и выборе программного обеспечения. Если вкратце, то вот на что:

• где будет использован терминал — на складе, в магазине, на производстве,
• какие товары или какое имущество подлежит учету,
• с какой системой маркировки придется работать — сейчас и через пару лет,
• как часто будет происходить учет,
• сможете ли вы в дальнейшем заменить терминал на новую модель, расширить парк устройств, докупить аксессуары, установить совместимое с 1С обновление мобильного клиента,
• что еще, кроме инвентаризации, позволяет делать приложение на ТСД.

Более подробно о терминалах сбора данных и совместимом ПО расскажут наши специалисты. Напишите, позвоните в «Интер АйДи» или закажите обратный звонок. Предложим оборудование и решения для любых задач.